Colloque «Gouvernances de l'information - harmoniser et simplifier»

Le 1er novembre 2023, l'Université du Québec à Montréal et Bibliothèque et Archives nationales du Québec présenteront conjointement le colloque intitulé Gouvernances de l'information - harmoniser et simplifier. Cette activité s'inscrit dans le cadre du protocole d'entente signé par les deux organisations.  

Entre volonté politique et contraintes administratives, les pratiques de gestion du monde informationnel se déclinent différemment selon les lois, les finalités et les objets visés par celles-ci.  

La Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles comme la Loi sur les archives et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ont leurs visées propres et posent des responsabilités variées. Disponibilité et valorisation des données pour la première, authenticité et pérennité de l’information pour la seconde, protection des renseignements personnels et accès à l’information pour la troisième. De telles visées sont complémentaires et portent des objets d’information qui se recoupent – jamais tout à fait les mêmes.  La multiplication des responsabilités et des gouvernances qui en résultent ajoutent aux tâches de gestion et de rendre compte des organismes soumis à ces contraintes.  

Il est nécessaire de s’interroger sur les conditions déterminantes ainsi que les freins potentiels à une gouvernance concertée ou, du moins, une action commune entre technologie de l’information, archivistique et protection de la vie privée en vue d’une meilleure performance d’ensemble de la gestion de l’information et d’en alléger le fardeau pour les organismes. 

Voici quelques questions intéressantes auxquelles devraient tenter de répondre ce colloque. 

• Est-il possible d’harmoniser ces approches autour de la préoccupation d’accès par exemple et à quelles conditions, ou sont-elles inconciliables ?  
• Quels projets, problèmes et actions exigent cette collaboration ? Quels sont les principaux leviers à utiliser – politique – stratégique – opérationnel – technologique - réglementaire ? 
• Quels sont les obstacles à ce rapprochement, les enjeux communs à tous les acteurs gravitant autour de ces lois ?  
• Autour de quoi pouvons-nous nous rassembler :  des normes communes ? des responsabilités ? des acteurs ? des politiques ? 
• Quelles initiatives doivent être mises de l’avant afin de consolider cette collaboration ? 
• Peut-on concevoir une action centrée sur l’expérience utilisateur, lui apportant un certain gage d’efficacité opérationnelle et de conformité réglementaire en matière de gestion de l’information ? 

Le colloque se déroulera le 1er novembre 2023, à l’UQAM, à la Salle de la reconnaissance (D-R200) du pavillon Athanase-David. Il sera possible d’assister au colloque en ligne. Cet événement est gratuit.

Programme

8h30 à 9h : Accueil des participants

9h à 9h15

Mots protocolaires

• Marie Grégoire (Présidente-directrice générale, BAnQ)
• Stéphane Pallage (Recteur, UQAM)

9h15 à 9h30

Présentation de la thématique et des questionnements

• Hélène Laverdure (Conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ)
• Cédric Champagne (Directeur, Service des archives et de gestion des documents, UQAM)

9h30 à 10h30

Conférence d'ouverture

• Martin Noël (Directeur général, Académie de transformation numérique) -

Animation : Martin Lavoie (Directeur, BAnQ Québec, BAnQ)

10h30 à 10h45 : Pause

10h45 à 12h15

SÉANCE 1. Initiatives de convergence de gouvernance de l'information

Les bons coups et leur possible transposition dans d'autres milieux ainsi que les obstacles rencontrés

• Jacinthe Chicoine (Cheffe gouvernance de l'information, Hydro-Québec) - Un pas de deux sur valse à trois temps
• Pier Tremblay (Directeur de la gouvernance des données, ministère de la Santé et des Services sociaux) - La récente expérience du MSSS concernant la gouvernance de l’information
• Marie-France Loiseau (Directrice générale adjointe, Ville de Québec) - L'information, une richesse collective au bénéfice des citoyens!

Animation : Mélanie Couture (Archiviste, UQAM)

12h15 à 13h30 : Dîner libre

13h30 à 15h

SÉANCE 2. Vers une gouvernance allégée : le point de vue associatif

Les défis

• Denis Bérubé (Conseiller expert, Association des professionnels en accès à l'information et en protection de la vie privée - AAPI) - Une gouvernance intégrée de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée
• Cynthia Viau-Mainville (Présidente, Association des archivistes du Québec - AAQ ; Directrice, Management Gouvernance de l'information et des données. KPMG)
• Taïk Bourhis (Représentante du Sous-comité des archivistes, Bureau de coopération interuniversitaire - BCI ; Directrice, Division des archives et de la gestion de l'information de l'Université de Montréal) - Pour une meilleure gouvernance de l’information des établissements universitaires québécois : mettre en commun les expertises afin de mieux conseiller 

Animation : Valérie D'Amour (Directrice des régions, BAnQ)

15h à 15h30 : Pause

15h30 à 16h45

TABLE RONDE. Facteurs de réussite d'une gouvernance de l'information harmonisée

• Me Diane Poitras (Présidente, Commission d'accès à l'information)
• Chantal Garcia (Directrice principale des données numériques et gouvernementales et de la protection des renseignements personnels, ministère de la Cybersécurité et du Numérique)
• Hélène Laverdure (Conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ)

Animation : Natasha Zwarich (Professeure en archivistique au département d'histoire, UQAM)

16h45 à 16h55

Prochaines étapes et pistes d'actions

• Sylvain Sénécal (Archiviste conseil, responsable du Bureau d'expertise, BAnQ)

16h55 à 17h

Remerciements et mot de clôture

• Hélène Laverdure (Conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ)
• Cédric Champagne (Directeur, Service des archives et de gestion des documents, UQAM)

17h à 19h

Cocktail